Merci de visiter le site Web du Réseau québécois de la recherche en immigration, en intégration et en relations interculturelles (RQ3i) et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité (ci-après « la Politique »).
Le RQ3i est un réseau interuniversitaire voué à la recherche scientifique sur les dynamiques migratoires, l’intégration et les relations interculturelles au Québec. Dans le cadre de ses activités — notamment ses colloques, publications, infolettres et groupes de travail — le RQ3i peut recueillir des renseignements personnels. Nous prenons très au sérieux la confidentialité et la sécurité de ces données.
En accédant à notre site Web ou en soumettant des renseignements personnels par l’entremise de nos formulaires ou infolettres, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les modalités de la présente Politique, lorsque cela est requis.
Objectifs de la politique de confidentialité
La présente Politique vise à informer les utilisateurs du site sur les modalités de collecte, d’utilisation, de conservation et de protection de leurs renseignements personnels, en conformité avec les lois québécoises et canadiennes en vigueur. Les objectifs de la présente Politique consistent à :
- expliquer quels renseignements personnels peuvent être recueillis dans le cadre des activités du RQ3i ;
- préciser dans quelles circonstances et à quelles fins ces données sont utilisées ;
- assurer que le traitement de ces données est effectué de manière responsable, éthique et conforme aux lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Québec (Loi 25) ;
- informer les utilisateurs de leurs droits en matière de consentement, d’accès, de rectification ou de retrait de leurs renseignements personnels.
Par « renseignements personnels », on entend toute information concernant une personne physique et permettant de l’identifier directement ou indirectement. Cela peut inclure, sans s’y limiter :
- le prénom, le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone ;
- l’affiliation institutionnelle (université, centre de recherche, statut professionnel ou académique) ;
- les contenus soumis volontairement (résumés, titres de communications, fichiers joints) ;
- l’adresse IP et les données de navigation lors de la visite du site (pages consultées, durée de session, type de navigateur).
Lorsque cela est possible, les données sont anonymisées ou pseudonymisées afin de minimiser les risques pour les personnes concernées.
Quand et pourquoi nous collectons vos renseignements personnels
Le RQ3i collecte uniquement les renseignements personnels strictement nécessaires à la mise en œuvre de ses activités scientifiques, collaboratives, administratives et de diffusion. Cette collecte se fait dans un cadre responsable, conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et toujours à des fins précises, explicites et légitimes.
Lorsque vous soumettez une demande ou un contenu
Dans le cadre de la gestion des activités du réseau (ex. : colloques, appels à communication, fiches synthèses, groupes de travail), nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez volontairement dans nos formulaires.
Ces données sont utilisées pour :
- gérer votre inscription et assurer la coordination logistique et scientifique des activités ;
- assurer le suivi des soumissions (propositions, résumés, documents afférents) ;
- vous transmettre des informations importantes liées à l’activité concernée.
Les renseignements recueillis peuvent inclure :
- prénom et nom ;
- adresse courriel ;
- affiliation institutionnelle ou professionnelle ;
- statut au sein du réseau (étudiant·e, chercheur·e, partenaire) ;
- contenus soumis (résumés, titres de communication, fiches synthèses, etc.).
Lors de l’abonnement à l’infolettre
Lors de votre inscription à l’infolettre du RQ3i, nous collectons des renseignements afin de vous transmettre de façon ciblée des communications adaptées à vos centres d’intérêt. Ces communications peuvent inclure des nouvelles du réseau, des appels à participation, des événements à venir ou des publications récentes.
Les données collectées sont :
- prénom et nom ;
- adresse électronique ;
- thématiques d’intérêt (si spécifiées).
Ces renseignements sont traités de manière confidentielle, et vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien prévu à cet effet dans chaque infolettre.
Lors de l’inscription à un événement
Que ce soit pour participer à un colloque, un atelier, une école d’été ou un autre événement scientifique, nous recueillons les données nécessaires à l’organisation de ces activités. Cela nous permet de gérer efficacement les inscriptions, de communiquer avec les participant·es avant et après l’événement et d’adapter l’activité en fonction du profil des participant·es (statut, institution, langue, besoins particuliers, etc.).
Les renseignements requis peuvent comprendre :
- coordonnées de contact ;
- affiliation institutionnelle ;
- informations liées à votre participation (ex. : rôle, présence à des sous-activités).
Lors de la navigation sur notre site Web
Lorsque vous consultez le site Web du RQ3i, certaines données techniques sont automatiquement collectées à des fins statistiques, sans que vous soyez identifié·e personnellement. Ces informations servent à comprendre l’utilisation de notre site Web, optimiser l’expérience utilisateur et produire des analyses agrégées pour améliorer nos contenus et nos services numériques.
Données recueillies :
- adresse IP (partiellement anonymisée selon les pratiques de Google Analytics) ;
- navigateur utilisé, système d’exploitation et langue ;
- pages consultées, durée de navigation, taux de rebond.
Ces données sont analysées de manière agrégée et ne sont pas utilisées pour tracer votre identité individuelle.
Utilisation des fichiers témoins (« cookies »)
Nous utilisons des fichiers témoins (« cookies ») et des outils d’analyse (ex. : Google Analytics) pour améliorer l’expérience utilisateur et suivre la fréquentation de notre site Web. Ces outils peuvent recueillir :
- adresse IP ;
- pages consultées ;
- type d’appareil ou de navigateur.
Certains témoins sont essentiels au bon fonctionnement du site et ne peuvent être désactivés. D’autres, non essentiels, peuvent être désactivés via les paramètres de votre navigateur. Le RQ3i ne permet pas aux témoins de vous identifier directement, ni de croiser ces données à des fins de profilage ou de publicité ciblée.
Consentement et modalités de collecte
En conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), aucune donnée personnelle n’est collectée sans base légale ou sans avoir obtenu au préalable votre autorisation, sauf dans les cas prévus par la loi (ex. : demande judiciaire, urgence, intérêt public).
Consentement éclairé
Le consentement peut prendre différentes formes selon les circonstances :
- explicite : par l’acceptation d’une case à cocher, la signature d’un formulaire ou un courriel clair ;
- implicite : lorsque vous fournissez volontairement des renseignements via un formulaire ou une inscription à une activité, dans un contexte où il est raisonnable de présumer que vous consentez à leur traitement.
Avant toute nouvelle utilisation de vos renseignements à des fins autres que celles initialement prévues, un nouveau consentement explicite vous sera demandé.
Vous conservez le droit de refuser de consentir à l’utilisation ou à la communication de vos données, ou de retirer un consentement précédemment accordé. Cependant, dans certains cas, ce retrait pourrait limiter votre accès à certains services offerts par le RQ3i (ex. : infolettre, inscription à une activité).
Vos droits concernant vos renseignements personnels
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), vous disposez de plusieurs droits que le RQ3i s’engage à respecter dans la gestion de vos données. Ces droits vous permettent de garder le contrôle sur vos renseignements personnels en tout temps. Cela concerne notamment :
- Accès à vos données : vous pouvez consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie ;
- Rectification : si vous constatez que vos renseignements sont inexacts, incomplets ou équivoques, vous pouvez demander qu’ils soient corrigés ;
- Suppression : vous pouvez, dans certains cas, demander que vos données soient supprimées, notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou si leur conservation n’est pas autorisée ;
- Retrait du consentement : vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à une utilisation facultative de vos données.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, il vous suffit d’envoyer une demande à la personne responsable de la protection des renseignements personnels du RQ3i. Les coordonnées sont fournies à la fin de la présente Politique.
Partage, hébergement et sécurité des renseignements personnels
Le RQ3i s’engage à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et à ne jamais les vendre, louer ou céder à des tiers à des fins commerciales.
Qui a accès à vos renseignements personnels ?
Les renseignements personnels sont accessibles uniquement :
- aux membres autorisés du personnel du RQ3i qui en ont besoin pour remplir leurs fonctions ;
- à certains prestataires ou partenaires (ex. : plateforme d’infolettre, outil de sondage), sous contrat avec le RQ3i, qui doivent respecter la confidentialité et les exigences légales.
Partage avec des prestataires autorisés
Certains renseignements personnels peuvent être communiqués à des prestataires de services externes, uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à la réalisation des activités du réseau. Il peut s’agir notamment de :
- services d’hébergement infonuagique ;
- plateformes de gestion de formulaires ou d’infolettres ;
- outils d’analyse statistique.
Ces fournisseurs agissent pour le compte du RQ3i, selon des ententes contractuelles strictes, et sont tenus de respecter les finalités définies dans la présente Politique, ainsi que des normes élevées de sécurité et de confidentialité.
Traitement à l’extérieur du Québec
Il est possible que certaines données soient traitées ou stockées à l’extérieur du Québec, notamment par des services infonuagiques (cloud) situés au Canada ou à l’international. Nous utilisons notamment les services de Google Analytics (analyse statistique), Mailchimp (envoi d’infolettres) et des plateformes de formulaires sécurisées via nos universités partenaires. Dans ces cas, le RQ3i s’assure que des mesures de protection équivalentes à celles exigées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) sont en place, y compris des clauses contractuelles assurant un niveau de protection adéquat ainsi qu’un contrôle régulier de la conformité des fournisseurs.
Sécurité des données
Le RQ3i met en œuvre des mesures physiques, organisationnelles et technologiques rigoureuses pour assurer la sécurité des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie. Ces mesures incluent notamment :
- un accès restreint aux données aux seules personnes autorisées ;
- l’usage de plateformes sécurisées (ex. : formulaires en ligne chiffrés, accès authentifiés) ;
- le stockage sur des serveurs fiables, notamment ceux de nos partenaires universitaires ou fournisseurs certifiés.
Malgré toutes les précautions mises en place, aucun système n’est à l’abri d’un risque zéro. En cas d’incident de confidentialité affectant vos renseignements personnels, nous vous aviserons dans les meilleurs délais, conformément aux exigences de la Loi 25. Un avis vous sera transmis par courriel ou affiché sur notre site Web.
Durée de conservation
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités précisées lors de leur collecte. Une fois ces objectifs atteints, les données sont soit :
- détruites de manière sécurisée ;
- anonymisées de façon irréversible, afin de ne plus permettre l’identification des personnes concernées.
Certaines données agrégées ou statistiques anonymisées peuvent être conservées à long terme à des fins de reddition de comptes, d’analyses longitudinales ou de recherche scientifique, sans possibilité d’identifier directement une personne.
Modifications à cette politique
Le RQ3i peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin de refléter l’évolution de ses pratiques, de la législation ou des technologies utilisées.
Tout changement significatif fera l’objet d’un avis publié sur le site du réseau. La date d’entrée en vigueur de la version mise à jour sera également précisée.
Coordonnées pour nous joindre
Pour toute question, commentaire ou demande liée à cette Politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein du RQ3i :
Courriel : rq3i.communications@ulaval.ca